الثلاثاء 1435/2/28

دور السكرتير قبل وأثناء وبعد سفر المدير

يقوم السكرتير بالإجراءات الضرورية التي تساعد المدير في زيارته وتوفر له الراحة قبل وأثناء وحين عودته من السفر           

أولاً : تحديد مكان وزمان السفر

يحدد الرئيس موعد ومكان الزيارة ويقوم السكرتير بتحضير مستلزمات السفر فى الوقت المناسب كالوثائق والملفات وتذاكر السفر وأماكن الإقامة

ثانياً: إجراءات حجز وسيلة ومكان الإقامة

يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام

تحديد الفنادق التي يرغب المدير في الإقامة بها

تحدد الإقامة بوضوح إن كانت في غرفة أو جناح ، مكيف أو غير مكيف أو نوع الخدمة المطلوبة

يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق اسم المدير ومركزه وموعد وصوله

ثالثاً: إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة

تشترط بعض الأقطار الحصول على تأشيرة دخول مسبقة، وأن يكون جواز السفر أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار فى قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة

رابعاً : تأكيد موعد السفر

تشترط بعض الشركات أن يتم الحجز مسبقا قبل أربع وعشرين ساعة فعلي السكرتير أن يتابع ذلك مع مديره

خامساً: تأمين الوثائق المطلوبة

مثل الشهادة الطبية خلو الأمراض ورخصة القيادة وغيرها من الوثائق

سادساً: إعداد جدول يفصل مواعيد السفر

يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للإحتياجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة

سابعاً: إدارة المكتب أثناء غياب المدير

إنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك

إقرار بعض الأعمال التي يستطيع القيام بها إذا كانت ضمن إختصاصه ولديه الصلاحية

تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلي الجهات المختصة

تجميع المعاملات التي لم يتخذ قرار بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع المدير

إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين أثناء غياب المدير

كتابة تقرير عن الاعمال الهامة التي تمت أثناء غياب المدير ويمكن إرسالها بالبريد الإلكتروني أو عن طريق الهاتف أو حسب نظام المدير