الثلاثاء 1435/2/28

دور السكرتير قبل وأثناء وبعد سفر المدير

يقوم السكرتير بالإجراءات الضرورية التي تساعد المدير في زيارته وتوفر له الراحة قبل وأثناء وحين عودته من السفر           

أولاً : تحديد مكان وزمان السفر

يحدد الرئيس موعد ومكان الزيارة ويقوم السكرتير بتحضير مستلزمات السفر فى الوقت المناسب كالوثائق والملفات وتذاكر السفر وأماكن الإقامة

ثانياً: إجراءات حجز وسيلة ومكان الإقامة

يقوم السكرتير بالحجز في كل محطة توقف أو قيام

تحديد الفنادق التي يرغب المدير في الإقامة بها

تحدد الإقامة بوضوح إن كانت في غرفة أو جناح ، مكيف أو غير مكيف أو نوع الخدمة المطلوبة

يقوم السكرتير بإبلاغ الفندق اسم المدير ومركزه وموعد وصوله

ثالثاً: إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة

تشترط بعض الأقطار الحصول على تأشيرة دخول مسبقة، وأن يكون جواز السفر أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتير أن يدون أسماء هذه الأقطار فى قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة

رابعاً : تأكيد موعد السفر

تشترط بعض الشركات أن يتم الحجز مسبقا قبل أربع وعشرين ساعة فعلي السكرتير أن يتابع ذلك مع مديره

خامساً: تأمين الوثائق المطلوبة

مثل الشهادة الطبية خلو الأمراض ورخصة القيادة وغيرها من الوثائق

سادساً: إعداد جدول يفصل مواعيد السفر

يقوم السكرتير بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للإحتياجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة

سابعاً: إدارة المكتب أثناء غياب المدير

إنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كلف بذلك

إقرار بعض الأعمال التي يستطيع القيام بها إذا كانت ضمن إختصاصه ولديه الصلاحية

تحويل الأعمال التي لا يستطيع حلها إلي الجهات المختصة

تجميع المعاملات التي لم يتخذ قرار بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع المدير

إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين أثناء غياب المدير

كتابة تقرير عن الاعمال الهامة التي تمت أثناء غياب المدير ويمكن إرسالها بالبريد الإلكتروني أو عن طريق الهاتف أو حسب نظام المدير

الأربعاء 1435/2/22

مهارات ضبط النفس

ضبط النفس 

يمكن إعتبار ضبط النفس نوع من أنواع التدريب الإنتقائى و خلق عادات لأفكارك و أفعالك و كلامك لتطوير نفسك و الوصول إلى أهدافك.

يمكن أيضاً لضبط النفس أن يكون ذا تَوَجُّه مَهَامِى كما يمكن أن يكون إختيارى و إنتقائى.

فَلْتَنظُرإلى ضبط النفس كمَسعَى إيجابِى بدلاً من رفضه أو إنكاره.

أضف مهمة صغيرة فى وقت محدد من يومك؛  ثم قم بتأخير القيام بهذه المهمة شيئاً فشئ.

• أضف مهمة مُعَيَّنة تقوم بها صباحاً و أخرى مساءاً إلى جدول أعمالك.
• لا يجب أن يزيد وقت القيام بهذه المهمة عن 15 دقيقة.
• إنتظر حتى يأتى وقت تنفيذ هذه المهمة.
  و ابداء المهمة عندما يحين الوقت المحدد.
• إلتزم بهذا الجدول لمدة شهرين على الأقل.

الإستفادة: القيام بجدولة المهام أو الأعمال يساعدك على تحديد أولوياتك.

بالتركيز على البدء بالقيام بالمهام  أكثر من مجرد الإنتهاء منها، تستطيع أن تتجنب التسويف(أى التأجيل)

• أضف مهمة و إلتزم بالقيام بها: تجنب التصرف بإندفاع.
• قم بمراقبة تَطَوُّر أمورك 
  بعد الإنتهاء من المهلة التى منحت نفسك إياها، قم بتدوين الإنجازات التى قمت بها فى هذه الفترة الزمنية.

الإستفادة: القيام بالتدوين سيساعدك على معرفة كم من الوقت تحتاج لإتمام مهامك

• إذا وجدت أن لديك المزيد من الوقت، إملأه بالقيام بمهام صغيرة، و قم بتدوين ملاحظات لنفسك، قم بالتخطيط لمهام أخرى، إلخ.

قم بالإنتفاع بسلطان و قوة الروتين

• بدلاً من تخصيص كل الوقت لأداء مهمة ما فى يوم واحد و قضاء اليوم التالى متفرغاً ثم تخصيص بعض الوقت لليوم الذى يليه، حاول أن تقوم بتخصيص أوقات متساوية كل يوم لأتمام هذه.
• المهمة.
• و لتكن ملتزماً صامداً
• لا تقم بتحديد أهداف أكثر من توزيع الوقت بالتساوى، فقط إعتاد على النظام و الرتابة

الإستفادة: إنك تعمل على إتمام مهامك على مراحل. أولاً تُنَمِى العادة الإيجابية، ثم تقوم عادتك بإتمام المهمة لك.

إستعن بضبط النفس فى إدارة و تنظيم وقتك 

• يمكن أن تكون عملية إدارة و تنظيم الوقت مرهقة و قاهرة.
• كيف لك أن تتحكم فى وقتك و أنت لا تستطيع أن تتحكم فى نفسك؟
• إبداء بضبط النفس ذات توجه مهامى و أنطلق من هناك.

الإستفادة: تنمية مهارة ضبط النفس تبداء عندما تستطيع التحكم فى أداء مهامك.

و تنمية مهارة إدارة و تنظيم الوقت تبداء مع تنمية مهارة ضبط النفس

و تنمية الثقة فى النفس تبداء مع تنمية مهارة إدارة و تنظيم الوقت

قم بعمل بتدوين مراحل ضبط النفس فى كتيب أو مدونة خاصة بك.

• قم بتدوين وقت البداية و الإنتهاء من أداء أو القيام بالمهام
• قم بمراجعة ما قمت بتدوينه لتقدير نتائج التقدم الذى أحرزته.

الإستفادة: يمكن لهذا الكُتَيِّب الذى قمت بالتدوين فيه أن يصبح أداة ذات قيمة رفيعة و عالية لرؤية أفضل لأنشطتك حتى تستطيع أن تقوم بترتيب أولوياتك و تحديد ما هو مهم لقضاء وقتك فيه و ما ليس له أهمية لتقليص الوقت الذى تقضيه فيه.

قم بعمل جدول ليوم عملك و أعمالك الدراسية

• عندما تبداء يوم عملك أو عندما تكون ذاهباً إلى العمل، خصص بعض الدقائق لتقوم بكتابة ما يجب عليك القيام به ذلك اليوم على ورقة.
• قم بترتيب القائمة التى قمت بكتابتها.
• و فوراً إبداء العمل على أهمهم
• حاول لعدة أيام لترى إن كانت العادة ناجحة بالنسبة لك.
• تنمية العادات يحدث على مدار الوقت: كم من الوقت تحتاج لتنمية عاداتك يعتمد عليك أنت شخصياً و على العادة التى تنوى تنميتها.

الإستفادة: عندما تكون ليفسك فكرة عن ما يجب القيام به منذ بداية يومك، تكون فرصتك أعلى لإنجاز 

مهماتك بنجاح. سيستعدك كثيراً عندما تقوم بتدوين مهامك أو عمل رسم كروكى ليومك.

تثبيط العزيمة/المعوقات

• لا تخف؛ و لا تجعل التحدى يرهبك.
• إذا تعثرت، تذكر أن ذلك طبيعى
• خذ قسطاً من الراحة ثم أستجمع قواك و عزيمتك مرة أخرة للتحدى.

بعض الحِيَل

يمكنك أن بربط عادة جديدة بأخرى قديمة: 

إذا كنت تشرب القهوة، إجعل وقت أول فنجان تشربه مع قيامك بالتدوين أو كتابة الملاحظات التى ستبداء بها يومك و تقوم بترتيب أولياتك من خلالها.

الإستفادة: الربط ييسر الترابط الحيادى

قم بوضع علامة أمام أى تقدم تحرزه

فى قائمة تقوم بوضعها فى دورة المياه فى منزلك أو على برنامج إكسل على حاسبك الآلى أو على مائدة إفطارك:

قم بوضع علامة أمام كل مهمة قمت بأداءها بنجاح. أذا كسرت النظام، إبداء من جديد

الإستفادة: الرؤية تعزز من التقدم و التطور

مصادر إلهام/أشخاص يحتذى بها

لاحظ الأشخاص من حولك و فى حياتك و أنظر كيف ساعدهم ضبط النفس فى تحقيق أهدافهم و إنجازاتهم.

أطلب منهم النصيحة فيما ينفع بخصوص ذلك.

الطريقة المثلى لتفادي الإهمال هي إنجاز مالديك من مشاريع. لإنجاز هذه المشروعات يجب أن تكون متحفزاً أو مستعداً.

إسأل نفسك هذه الأسئلة:

• لماذا اقوم بهذا العمل?
• ماذا سيحدث لو تركت هذا العمل ?
• ماذا سيحدث لو أخرت اداء هذا العمل?

إذا اجبت عن هذه الأسئلة بأمانة ستدرك أهمية البدء بأعمالك فوراً.

أوعاقب نفسك

في نهاية كل عمل تؤديه عزز نفسك بعمل شيء تحبه إذا فشلت في إنجاز عملك احرم نفسك من الراحه أو العمل الذي تحبه.

حاسب نفس

تذكر أنك تدرس لنفسك ولايوجد أحد يجبرك على ذلك . إذا لم تنجز واجباتك ستفشل. وعليك تحمل عواقب ذلك . سيكون لديك الكثير من الوقت لتمرح وتلعب إذا انتهيت من أداء اعمالك بسرعة. سيكون من السهل أن تمرح وتلعب وعقلك خالٍ من هم الأعمال المتأخرة. تمم أعمالك حتى تستمتع بوقت مرحك.

الثلاثاء 1435/2/21

إدارة الأزمات..الفن الصعب

ادارة الأزمات..الفن الصعب
عندما يحدث ما لا تتوقعه
كيف تواجه المواقف والأحداث التي لم تخطط لها؟  
إدارة الازمات أحد الفروع الحديثة نسبياً في مجال الإدارة، وتتضمن العديد من الأنشطة، يأتي على رأسها التنبؤ بالأزمات المحتملة، والتخطيط للتعامل معها والخروج منها بأقل الخسائر الممكنة

 مثلا: ماذا تفعل إذا انهارت لديك شبكة الحاسب الآلي التي تربط كافة إدارات وأقسام شركتك بعضها ببعض؟ نظريا، تحلم الشركات دائما بتوفير الموارد المالية والبشرية التي تكفل لها وضع خطة متماسكة لإدارة الأزمات ومواجهتها قبل وقوعها وحدوث ما لا تحمد عقباه، وتقدم إدارة الأزمات وعيا عاليا بطبيعة التغير والتقلب اللذين أصبحا السمة الغالبة لمعظم بيئات العمل على مستوى العالم بأسره.
من هنا، لم يعد الإلمام بأدواتها وإجادتها رفاهية تتحقق في شركات دون أخرى، بل صارت طلبا وضرورة ملحة يجب تلبيتها قبل فوات الآوان.
وقد لخص جيري سيكيتش ذلك الأمر في كتابه عن تخطيط إدارة الأزمات (كافة المخاطر) حين كتب: «لا تختبر أي إدارة اختبارا جيدا إلا في مواقف الأزمات».

أشهر أزمة إدارية

وتعد قصة رحلة شيكلتون إلى القارة القطبية الجنوبية عام 1914 واحدة من أشهر قصص إدارة الأزمات في التاريخ، حيث أبحر شيكلتون بسفينته متوجها نحو القارة القطبية على أمل أن يتمكن من عبور القارة سيرا على الأقدام، إلا أنه لم يتمكن قط من الوصول إلى البر، لقد حدثت الأزمة الأولى حين علقت سفينته بالثلج، وبقي هو وطاقمه على هذا الحال لعدة شهور، ثم حدثت الأزمة الثانية حين غرقت السفينة تاركة شيكلتون وطاقمه المكون من 27 فردا على بعد 1200 ميل من الحضارة على جليد طاف على سطح الماء ولا يوجد معهم سوى قدر ضئيل جدا من الإمدادات.
ومن المثير للدهشة أنه تمكن من إنقاذ طاقمه واللجوء بهم إلى جزيرة قريبة باستخدام قوارب النجاة، على هذه الجزيرة قرر شيكلتون تقسيم طاقمه، حيث ترك عددا من أفراد الطاقم على هذه الجزيرة تاركا لهم قدرا محدودا من الإمدادات وتوجه بباقي أفراد الطاقم على أحد قوارب النجاة إلى محطة لصيد الحيتان على بعد 800 ميل في ساوث جورجيا، وتمكن شيكلتون بالفعل من إنقاذ طاقمه ولم يفقد أيا من أفراد طاقمه على الرغم من كافة الصعاب التي واجهته والتي مثلت تحدياً رئيسياً لاحتمالات نجاته هو ذاته.

هل أنت مستعد؟

هل أنت على استعداد لتقديم هذا النمط من القيادة حين تواجه أزمة في إدارة أعمالك؟
وإذا كان التفكير السريع في حالات الطوارئ أحد الأشياء التي تقوم بها بشكل جيد، وقمت بالفعل بالتخطيط لمواجهة المواقف الطارئة، ولديك خطة للموارد اللازمة للتخطيط للمواقف الطارئة، كل هذا حسن وجيد للغاية،  لكن ما يعنينا هنا هو الأحداث والمواقف التي لم تخطط لها، وسواء كان يتعين عليك القيام بالتخطيط للمواقف الطارئة أم لا فتلك ليست القضية الرئيسية، فأنت الآن في موقف يهدد حياة المنظمة، كما يمثل في ذات الوقت أيضا تهديدا لاستقرار أوضاعك المالية، كيف ستتعامل مع مثل هذا الموقف؟ ما المواقف التي يمكن أن تطرأ وتمثل اختبارا لقدراتك على التعامل مع مواقف الأزمات؟ هناك الأزمات التي يمكن أن تحدث نتيجة للكوارث الطبيعية، الحوادث البيئية، حوادث مكان العمل، فشل الإنتاج، أو حتى حوادث إطلاق النار، كما أن هناك مجموعة أخرى من الحوادث التي كانت كامنة في إطار الأعمال ذاتها إلى أن جاء وقت تفجرت فيه؛ من قبيل هذه الحوادث الاحتيال من جانب أحد الموظفين، الغرامات الحكومية، اضطرابات العمال، الاعتراضات الجماعية، القضايا القانونية، ادعاءات العملاء أو التحقيق من جانب أي من الجهات الرقابية.

أخطر الأزمات

ومن أشد الأزمات خطورة، تلك التي تنطوي على عنف، العنف الذي أصبح يمثل تهديدا متزايدا في كل مكان للعمل لكل من الموظفين والعملاء على حد سواء.
هناك بعض الشركات التي تنظم دورات تدريبية للعاملين بها على الإدارة الآمنة للسلوكيات التي قد تحدث فوضى، والتي من بينها المهارة اليومية في إبلاغ الأخبار السيئة للآخرين.
ولقد أصبحت قضايا مثل إدارة الضغوط والتدريب على تسوية الصراعات التي لا تتسم بالعنف، أصبحت هذه القضايا ذات أهمية بالغة بالنسبة لأي شركة تتعامل مع العامة بشكل دوري، ومن أسهل الطرق لمواجهة الأزمات غير المتوقعة في بيئات العمل توفير مراكز محلية تكون مهمتها التوسط لفض النزاعات القائمة بين بعض الشركات من ناحية وبين الموظفين وأصحاب العمل من ناحية أخرى، ولابد أن توفر تلك المراكز دروات تدريبية تعمل على مساعدة أصحاب العمل على تحويل المجتمع الذي يعيشون فيه إلى مكان أكثر ملاءمة للعيش، ومن ثم تكتسب منظمتهم شهرة من الأعمال الحسنة التي يقومون بها.

خبرة مع الكوارث

عرفت مجلة التايم إدارة الأزمات باعتبارها النظام الجديد للشركات في التعامل مع الكوارث، وقد بنت المجلة هذه الملاحظة على العدد المتزايد من الشركات التي تلجأ إلى استشاريين متخصصين لمعاونتها على وضع خطط إدارة الأزمات.
جزء كبير من شيوع هذا التوجه يمكن إرجاعه إلى العلانية الكبيرة التي حظيت بها عدة أزمات ألمت بالشركات العملاقة، حيث كانت فضيحتا جونسون أند جونسون والخاصة بكبسولات تايلونين التي كانت بها نكهة السيانيد وإكسون موبل الخاصة بتسرب الزيت اثنتين من أكثر فضائح الشركات ذيوعا، على الرغم من أن الأخبار الخاصة بحوادث الشركات والتسمم من تناول الطعام في الوجبات السريعة تعد بندا شائعا في نشرات الأخبار، مع تنامي الإدراك وذيوع الأزمات، تزايد الطلب على استشاريي إدارة الأزمات.
واتجهت مختلف منظمات الأعمال إلى إنشاء إدارات متخصصة تتركز مهمتها في التخطيط لمواجهة وإدارة الأزمات حين تحدث، بل وقبل وقوعها.

خطط للمواجهة

عند الشروع في إقامة أي مشروع لابد وأن يكون هناك خطط وعدد من الخطوات التي يمكن تطبيقها لمواجهة كافة المشكلات الطارئة حين تحدث.
يلاحظ أننا نستخدم هنا كلمة حين تحدث ولم نستخدم إذا ما حدثت، فإن شيئا ما حادث لا محالة، تلك هي إحدى حقائق حياة الأعمال، ويتمثل الاختبار الحقيقي في أسلوب التعامل مع هذه الأزمات حين تحدث، ويوصي سكيتش بتبني أنظمة للإنذار المبكر توفر تعليمات واضحة إلى شتى المعنيين، كما توفر تقييما لشتى النتائج الواقعة والمحتملة، وتساعد على ضمان استمرار إدارة عمليات الأعمال أثناء الأزمة وبعدها مباشرة.
تركز العديد من أدبيات إدارة الأزمات على الحاجة إلى إدارة التعامل مع وسائل الإعلام في أوقات الأزمات بشكل جيد، ففي الوقت الذي تمثل فيه وسائل الإعلام أداة رئيسية للتواصل مع العامة، فأنت في حاجة ماسة أيضا إلى مواصلة أعمالك في أقرب فرصة ممكنة، فاحتياجاتك لا تقتصر على مواصلة تدفق الإيرادات فحسب، بل تشمل أيضا حاجة العاملين لديك إلى الشعور بالثقة في استمرار وظائفهم، وحاجة عملائك للشعور بالثقة أيضا في قدرتك على مواصلة توفير المنتجات والخدمات التي تقدمها.
يقدم مارجوت موريل وستيفاني كاباريل تحليلا للدروس المستفادة من تجربة شيكيلتون في كتابهما: «طريق شاكيلتون: دروس القيادة من مستكشف القارة القطبية الجنوبية العظيم»، إن شاكيلتون لم يقرر لطاقمه ما الذي يتعين عليهم القيام به، ولكن جعلهم جميعا أطرافا في عملية اتخاذ القرار وظل معنيا بشكل شخصي بكافة معطيات الأزمة.
لقد كانت لدى شيكيلتون قناعة أنهم يستطيعون إنجاز ذلك الأمر بشكل جماعي، لقد مثل شاكيلتون مصدر إلهام لكل فرد من أفراد طاقمه للقيام بأشياء رأوا أنها ليست في الإمكان.
وعلى الرغم من صعوبة أن يواجه أي فرد موقفا عصيبا للغاية مثل ذلك الموقف، يظل النموذج الذي قدمه شاكيلتون نموذجا يحتذى في مواجهة لحظات التحدي التي تمثلها الأزمات التي قد تطرأ على طريق تحقيقك مجدك الشخصي.

الأربعاء 1435/2/15

أسرار الشخصية الجذابة

                                               

أسرار الشخصية الجذابة

صافح الأخريين بثبات وحزم غير مبالغ فيه وابتعد عن المصافحة بأيدٍ رخوة فهي سمة من سمات غير الواثقين وكذلك ابتعد عن المصافحة بأيد قوية جدا فقد تشعر الآخرين بأنك إما أن تكون شخصا ً متغطرساً متسلطاً أو انك تخدعهم بقوة شخصيتك وتنقصك الثقة.

الثقة..
اجعل نبرة صوتك تعبر عن الثقة حتى يصل إلى الناس قبل أفكارك فنبرة صوتك لها اثر كبير على مشاعر الآخرين وعليه يحدد من يسمعك هل أنت تتحدث بصوت ينم عن الشجاعة أو اليأس والشجن ولابد أن يكون كلامك واضحا بعيدا عن التردد.

كن ذا لباقة..
فإذا أردت حب الناس كن شغوفا بهم ولا تجعل لسانك يخونك قط فان القدرة على الكلام مع اللباقة تزيد من قوة تأثيرك على الناس التحلي بالصبر..
اصبر على الآراء والأفكار التي تراها في قرارة نفسك غير متفقة معك فان من أسرارالشخصية الجذابة الإصغاء الواعي المشوب بالتقدير والعطف على آراء الآخرين حاول أن تحاور وتناقش بعقلانية وهدوء عندما يخالف رأيك احد ولكن احترم رأيه ولا تحاول قدر الإمكان أن تجرح شعوره.

كن مرحا متفائلا..
أكثر الناس يحب المرح المنضبط والتفاؤل المشرق خاصة وقت الأزمات حيث أن الآخرين يشعرون بأنك الشخص المناسب وقت الشدائد فيعمدون إليك لتصبرهم وتوجههم.

اهتم بمظهرك..
المظهر اللائق يكسبك احترام النفس واحترام الآخرين لك ويجعلك تشعر بالثقة والاطمئنان فالشخص الذي تشيع الفوضى في هندامه يشعر الآخرين بان الفوضى تشيع في تفكيره.

هل تريد أن تسحر القلوب؟!

الطريقة مختصرة وسهلة، ما عليك إلا أن تطبق الأمور التالية المقادير:
1- ابتسم في وجوه الآخرين.
2- ابدأ بالسلام عليهم.
3- أظهر الحفاوة والترحيب.
4- ادع لهم ولوالديهم عند الفراق.
5- احترم الكبير.
6- ارحم الصغير ، وقبل رأسه.
7- اقبل الانتقادات بروح طيبة.
8- لا ترفع صوتك في الحديث والمناقشات.
9- اعترف بالخطأ في حال الخطأ.
10- اعترف بالفضل لأهل الفضل.
11- تغاض عن هفوات الإخوان وزلاتهم.
12- انصح المقصر بلباقة ولين وتلطف.
13- تصدق على الفقراء والمساكين .
14- اعف عن من ظلمك .
15- أكرم صديقك وجارك .
16- صل رحمك .
17 - أعط كل ذي حق حقه .
18 - أغث الملهوف .
19 - أعن المكروب .
20 - قم على حوائج الناس .
النتيجة :
 سوف تسحر قلوب الناس , وتسبي ألبابهم ، وتستميلها نحوك.

الأربعاء 1435/2/15

التردد .. كيف نتعامل معه ؟

                                            

التردد سمة تلازم الكثيرين في مرحلة من مراحل حياتهم. وهو عبارة عن مفارقة وصراع مستمر.
فمن السهل معرفة ما يجب القيام به من القيام به فعلا. ومن السهل معرفة ما يجب أن يقوم به شخص آخر.

تتبدى إنسانيتك أكثر عندما تقول أريد إنجاز شيء ما أو تجربة شيء جديد ثم تعجز عن تحقيق ذلك.
قد لا تتمكن من شرح أو تبرير هذا فأنت حقا تريد أن تفعل الأشياء يوما ما. ولكن كل يوم تجد سببا للتأجيل.
جزء من المشكلة هو الجمود، روتين الحياة اليومي الذي يبدو لك مهما وهو ليس أكثر من عادة.
فمن السهل أن تقع في نمط محدد من البحث عن طريق جديد. وحيث انه لا يمكنك القول لا لتلك الأنشطة،
لكن ألا يبدو أن هناك مشكلة في تأجيل البت إلى وقت آخر؟

* حاول أن تحدد أسباب مخاوفك من اتخاذ أي قرار مهم، هل هو الخوف من المجهول، هل هو الخوف من الحرج، التردد من عدم اليقين

هو نوع من آلية دفاعية لمواجهة عدم اليقين. أو عدم التحلي بالأدوات والمهارات التي تمكننا من السيطرة على النتائج وتبعات أي قرار نتخذه؟

لو ألقيت نظرة فاحصة على الأشخاص الرائعين فستجدهم واقعين في أخطاء كثيرة، واتخذوا قرارات غير صائبة إلا أنهم يبتسمون وينظرون إلى أخطائهم كوسيلة للتعلم،

فحصول خطأ لا يعني نهاية العالم.



*فكر في العواقب المترتبة على التقاعس عن العمل. وتذكر أن ترددك يعني عدم تحقيق انجاز أو عمل وله عواقب.

فمثلا عدم تحدثك إلى شخص قد يوفر لك فرصة معينة يعني قطع كل الجسور الموصلة إليه، قد تقول الحياة مستمرة.

هل فعلا ستعتمد على الانتظار حتى يقوم الطرف الآخر بالخطوة الأولى أو ربما بكل شيء؟

وهل ستكون سعيدا بالطريقة التي تعاملت بها مع الوضع في المستقبل؟



* عليك مواجهة مخاوفك التي تتحكم بك، فالخوف هو أساس التردد وأفضل الطرق للتغلب على الخوف هو التفكير بأسوأ ما يمكن أن يحدث في حال اتخذ قرارا ما

، وفكر في عدد الفرص التي تفوتها في حالة عدم المحاولة وما نوع الانجازات المحتملة التي ستتجاوزك.



* في كثير من الأحيان يحدث الخوف أو التردد بسبب ردود فعل في الماضي كنتيجة لخبرة سابقة سيئة.
الخوف هو أن شيئا سيئا سيحدث مرة أخرى. حاول أن تعيش اللحظة الراهنة،
والمكان الحالي الحق فهذا س يساعدك في تخفيف الخوف من اتخاذ القرارات أو عدم اتخاذ القرارات


* امنح نفسك وقتا قليلا للتفكير فيما ستقرره وتجنب التفكير الزائد، فالتفكير مثل الدواء،
لا بد منه للشفاء لكن الكثير منه يسبب أعراض جانبية مزعجة،
فالمبالغة في التفكير بدون إرادة تنفيذ أو عمل ستوصلك إلى مرحلة تسمى في علم الإدارة "الشلل التحليلي"،
هذه الحالة ستوصلك إلى وضع تكون لديك أعمال غير منجزة، وتجعل قائمة إنجازاتك محدودة جدا،
وسترى أفكارك قد طبقها آخرون على ارض الواقع
وتقول متحسرا: قد فكرت بهذه الفكرة سابقا، في حين كان بإمكانك تنفيذها، فلا يعرف احد عن أفكارك الرائعة أو انجازاتك العظيمة.
لا تأخذ وقتا طويلا لاتخاذ قرار بشأن شيء لأنك قد تفوت بعض وظائف أخرى مهمة بسبب البطء في اتخاذ القرار.


* درّب نفسك على التفكير والتصرف بعد ذلك. التغلب على التردد لا يعني أن تمارس القفز الأعمى الذي يوصلك إلى المشاكل،
أو ما هو أسوأ، بل يكون القرار بدراسة تداعياته وأبعاده
درب نفسك على التفكير في وضع خطة بديلة (ب) والمفاضلة بينها بحيث يمكنك اللجوء إلى الخطة ب في حال فشل الخطة أ،
لتتمكن من تجنب المشاكل لاحقا.



* أعط نفسك مهلة زمنية محددة لمساعدتك على تجنب "الشلل التحليلي"
عند النظر في اتخاذ خطوات جادة مثل شراء منزل، أو قبول وظيفة أو تركها، أو الإقلاع عن التدخين.
فبدلا من استعراض احتمالات لا نهاية لها، ومن ثم اكتشاف فوات الأوان على اتخاذ القرار،
أعط نفسك وقتا محددا ومعقولا للنظر في اتخاذ القرار وبانتهاء هذا الوقت عليك القيام بإجراء.



* استخدم قاعدة الثلاثة ثواني، عندما تدرك أن عليك اتخاذ قرار خصوصا في المسائل البسيطة اليومية،
اتخذ إجراء قبل مرور ثلاث ثوان. والغرض من هذا التدريب هو ممارسة احتواء الفوضى التي نواجهها في الحياة اليومية.



* اجبر نفسك على فعل أشياء جديدة، التجارب الجديدة تعودك على التعامل مع الأوضاع الجديدة،
لتبني ثقتك بنفسك، ولتصبح شخصا أكثر حسما فليس من الضروري أن تفعل دائما ما الفته واعتدت عليه، في كثير من الأحيان،
التردد و السلوك الرخو سببه إصرارك على الابتعاد عن التجارب والخبرات التي تتكون نتيجة لها خبرات أخرى توسع آفاقك في كل مرة
وتجعلك متأكدا وواثقا من صحة قراراتك وإجراءاتك المترتبة عليها. وبالتالي اقل ترددا



* لتكن لديك الثقة والإيمان بنفسك وإمكانياتك ومهاراتك و مواهبك التي تعمل دائما على تطويرها وصقلها وإظهارها للعالم.
وحتى لو كنت غير متأكد من نفسك، حاول أن تتصرف كما لو كنت متأكدا. وإذا وجدت نفسك في وضع ما خائفا فعلا،
اخبر شخصا تثق به بأنك خائف. وستُفاجئ بكمية المساعدة التي ستحصل عليها وكيف ستتجاوز الوضع بسهولة واقتدار.

الثلاثاء 1435/2/14

أهمية الإتصالات الإدارية

الاتصالات في مجال الادارة هي «عملية ارسال واستقبال المعلومات والمشاعر والاتجاهات اللازمة لممارسة الوظائف الادارية المختلفة» وهي عملية يشترط فيها حدوث التفاعل بواسطة مثيرات واستجابات متبادلة بين الافراد لاتتم إلا بها، لكونها اخذا وعطاء متبادلا والاتصال الفعال عنصر هام من عناصر التوجيه لانه يربط بين كافة افراد القوى العاملة، الرؤساء والمرووسين من اجل تعديل او تحريك سلوك العاملين ودوافعهم للعمل في اتجاهات محددة ترسمها الادارة من ناحية وتقبلهم لاهداف وسياسات الادارة من ناحية اخرى، وبدون الاتصال تفقد العملية الادارية ديناميكيتها وفعاليتها، والاداري الناجح في مكان ادارته او وزارته هو الذي يتعامل مع معطيات الاتصالات الادارية حتى يصل للاهداف التي يامل فيها.

فعمليات التخطيط والتنظيم والتوجيه والتنسيق والتقويم، تعتمد دائماً على نوعية الاتصالات وفعاليتها، فبالاتصال تنقل المعلومات والتعليمات والاوامر والقرارات من مستوى الادارة العليا الى مستوى التنفيذ وتنقل المعلومات والبيانات من مستوى التنفيذ الى مستوى الادارة العليا، اي عكسياً، في صورة تقارير واقتراحات بقصد اتخاذ القرارات الفعالة ورسم السياسات التي تسهم في تحقيق الاهداف الموضوعة، اي انها تربط بين مراكز اتخاذ القرارات ورسم السياسات في الادارة ومركز التنفيذ، ولذلك فقد اعتبرت عملية الاتصالات من المكونات الرئيسية للعملية الادارية التي يطبقها الاداري الناجح وتشكل عملية الاتصالات اهمية كبيرة في الموسسات المختلفة ، فهناك اتصالات متعددة بين المدير والعاملين بهذه الموسسة، ولهذا فان نجاح هذه الادارات او الوزارات في تحقيق اهدافها قد يرتبط بشكل كبير بنجاح عملية الاتصال داخلها وخارجها، لما لها من اهمية في بنية تنظيم الموسسات وتحقيق اهدافها.

وترجع اهمية الاتصالات لاسباب متعددة، من اهمها: 
1- تعتبر عملية الاتصال مهمة بدرجة كبيرة بتناول المشكلات التي تنشأ في الموسسات ودراستها واقتراح الحلول المناسبة لها.

2- عملية حيوية تساعد على اتخاذ القرار السليم الذي يتوقف بدرجة كبيرة على كمية المعلومات والبيانات وتدفقها وسلامتها، فاذا ما توقف تدفق المعلومات والبيانات لسبب او لاخر، فان صانع القرار في عمله يقف عاجزاً امام المواقف الادارية التي تتطلب تصرفاً من نوع ما يتفق مع ذلك الموقف.

3- ترتبط الكفاءة الانتاجية للعمل الفردي الى حد كبير بمدى فعالية عملية الاتصال داخل هذه الموسسات، فالكثير من المظاهر السلبية التي توثر في الانتاجية الكلية للموسسة او غيرها يمكن ارجاعها الى عدم فعالية عملية الاتصال.

4- تبدو اهمية وخطورة الاتصال في الادارة واضحة جلية، لكونه عملية اساسية وهامة في الممارسة الفعالة للعملية الادارية، تساعد العاملين على فهم اهداف وواجبات الموسسة التعليمية والتعاون فيما بينهم بطريقة بناءة من اجل تحقيق تلك الاهداف كما ان ذلك شرط اساسي لامكان قيام الفرد باداء عمله على الوجه الصحيح.

5- يساعد الاتصال على تكوين علاقات انسانية سليمة بين الروساء والمرووسين وبين المرووسين وبعضهم البعض، فمقدرة الفرد على التعبير عن وجهة نظره وتوصيل رايه للادارة، يضمن الى حد كبير حلاً لمشاكله في العمل وخارجه.

لهذه الاسباب التي ذكرتها، فان القدرة على الاتصال الجيد بين الاداري الناجح والعاملين تحت ادارته، احد الابعاد او المكونات الاساسية للقيادة الادارية المتميزة الفعالة، وعلى الرغم من اهمية الاتصال فان الكثير من القيادات في المواقع الادارية المختلفة تنقصهم هذه القدرة فتكثر الفجوات في هذه الادارة والتخطيط والعشوائية وتصبح نقيضاً للادارة المتميزة، التي تتميز بقدرتها على الاتصال الجيد، فليس من الغريب ان نجد الكثير من الاداريين الذين لا يعرفون ماذا يفعلون، ولماذا يفعلونه وليس من الغريب ايضاً ان نجد الكثير يشعرون بعدم الرضا نتيجة لذلك، ويرجع ذلك كله الى الشعور الوهمي لدى الروساء بانهم على اتصال جيد بمرووسيهم، فالاتصال ليس مجرد عملية نقل معلومات الى الاخرين ولكنه تفاعل مع الاخرين وفهم كل منهم لموقف الاخر، وحتى يستطيع القائد الاداري ان يقود مرووسيه على الاداء الجيد للعمل، فانه يجب عليه ان يكون ملماً بالمهارات الاساسية المرتبطة بعملية ارسال واستقبال المعلومات والمشاعر والاتجاهات، حيث ان كفاءة الرئيس الاداري في ادائه لوظائف الادارة تعتمد بدرجة كبيرة على مهارته في الاتصال.

والسوال الذي يطرح نفسه اختصره فيما يلي: ما مكونات عملية الاتصال؟ وما وسائله؟ وما هي شروط الاتصال الفعال؟ وللاجابة على هذا السوال باختصار: اننا نجد ان مكونات عملية الاتصال تكمن في:- 

1- الشخص البادئ بعملية الاتصال (المرسل).

2- الفرض الذي يمكن صياغته في صورة سلوكية ويومل تحقيقه بالاتصال، وقد يكون الفرض في صورة (رسالة) تتضمن افكاراً وحقائق بها اشارة الاستجابة المقصودة من جانب الشخص الموجهة اليه.

3- وسيلة او قناة الاتصال المستخدمة.

4- الشخص المستقبل، اي الذي وجهت اليه الرسالة.

5- الاستجابة الحادثة من المستقبل للرسالة (الرجع).

ويشير خبراء الاتصال الى ان اي عملية اتصال بدون رجع تعتبر عملية ناقصة لان المصدر لا يكون لديه الدليل على ان المستقبل قد تلقى الرسالة، ويطلق على هذا النوع من الاتصال اتصال في اتجاه واحد، اما الاتصال في اتجاهين فهي الاتصالات التي تضمن مكونات الاتصال التي ذكرناها، والمفاضلة بين الاسلوبين السابقين تتوقف على الهدف وتوصيل بيانات محددة الى الطرف الاخر بسرعة كما في حال المسوول الذي يريد مجرد ابلاغ العاملين بحضور اجتماع طارئ للعاملين، فيكون في هذه الحالة في اتجاه واحد هو الافضل.

المصدر: جريدة الرياض العدد 13772

الثلاثاء 1435/2/14

الإجتماعات ـ أنواعها و تنظيمها

الإجتماعات ـ أنواعها و تنظيمها

الإجتماع هو تجمع مجموعه من الأشخاص لمناقشه موضوع معين. ويمكن أن يكون الإجتماع :ــ

1.   إجتماع جماهيرى :ــ

وهو مفتوح لمن يرغب فى الحضور. هذا النوع من الإجتماعات يعقد لمناقشه موضوع عام مثل ؛ مرشح للإنتخابات يعقد إجتماع يحضره الناخبين ليشرح لهم برنامجه الإنتخابى لينتخبوه.

بالنسبه للشركات يسمى إجتماع عام حيث يحضره حمله الأسهم وأعضاء مجلس الإداره لمناقشه الشئون العامه للمنشأه مثل: مناقشه المركز المالى للمنشأه.

2.   إجتماع خاص :ــ

وهو مختلف تماما عن الإجتماع العام. لا يٌدعى فيه الجمهور العام, والحضور مقصور فقط على المطلوب حضورهم. ويختص هذا النوع من الإجتماعات بمضوع يهم منشأه معينه مثل نادى أو رابطه ما أو نقابه ..إلخ.

للشركات يسمى إجتماع مجلس الإداره و الذى يناقش مواضيع ذات طبيعه خاصه مثل؛ تقسيم الأرباح , التعينات للمسئولين أو الموظفين الجدد ..إلخ.

من ناحيه الإجراءات تقسم الإجتماعات الى رسميه و غير رسميه.

الإجتماع الرسمى :ــ

و هو يدار طبقا لقواعد معينه و سجل مكتوب ( المحضر ) يٌكتب فيه الأحداث والمناقشات التى دارت فيه. الإجتمعات الرسميه للشركات هى إجتماع مجلس الإداره , و إجتماع الجمعيه العموميه مع حمله الأسهم.

الإجتاع الغير رسمى :ــ

هذا النوع لا يدار طبقا لقواعد معينه و لا يكون له محضر إجتماع عن تفاصيل الإجتماع. هذا الإجتماع يدعو له رئيس قسم ليجتمع مع العاملين فى القسم ليناقش معهم الأداء ومدى الإنجاز .

تنظيم الإجتماع :ــ

يجب إخطار جميع المطلوب حضورهم الإجتماع بالتاريخ و الوقت و المكان. عاده يتم ذلك بإرسال دعوه رسميه لهم لحضور الإجتماع. و تحدد فتره الدعوه طبقا لقواعد المنشأه وهى تتراوح من أسبوع إلى واحد وعشرون يوما.

جدول الأعمال :ــ

و هو قائمه بالموضوعات التى ستناقش فى الإجتماع , ويوزع قبل الإجتماع بفتره لإعطاء اعضاء الإجتماع وقت لدراسه البنود التى ستناقش. من أجل مساعده النقاش يجب أن يرفق بجدول الأعمال, المستندات المتعلقه بالمواضيع. و تنظم المواضيع طبقا لأهميتها.

النصاب القانونى :ــ

قبل بدأ الإجتماع يجب أن يكتمل النصاب القانونى لمن سيحضروا الإجتماع. و النصاب القانونى يعنى العدد المطلوب حضوره كحد أدنى ليعقد الإجتماع, لتصبح قراراته معتمده. ويدير الإجتماع رئيس مجلس الإداره ويساعده السكرتير أو السكرتيره التى أعدت جدول الأعمال و المستندات المرفقه بها. ويكون دور رئيس مجلس الإداره توجيه المناقشه طبقا لبنود جدول الأعمال, وحفظ نظام الإجتماع ,و إعطاء الكلمه لمن يريد التحدث.

التصويت :ــ

على الأعضاء إعطاء الإشاره بالموافقه أو الرفض لإقتراح ما , إما برفع اليد أو بالكتابه. إذا حاز إقتراح ما بالموافقه يصبح قرار رسمى واجب النفاذ.

المحضر :ــ

وهو ملخص مكتوب لما دار فى الإجتماع و ما أتخذ من قرارات . ويعد المحضر السكرتير أو السكرتيره . وعاده تعد مسوده له ,تعرض على رئيس مجلس الإداره للموافقه عليها قبل أن تقدم النسخه الأخيره الأصليه للأعضاء للتوقيع عليها. و من المعتاد أن يكتب المحضر فى الضمير الغائب وفى الزمن الماضى. وعلى كاتب المحضر أن يكون دقيقا , مختصرا وواضحا, لأن المحضر يجب أن يكون عرضا صادقا و أمينا للإجتماع, كما أنه يعتبر مرجعا يمكن الرجوع إليه عند اللزوم.